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人力資源部辦公流程知識化管理實現(xiàn)

日期:2004-10-22 00:00:00     瀏覽:373    來源:東莞人力資源培訓網(wǎng)
一、背景情況

  電信研究院人力資源部的主要職能是根據(jù)院發(fā)展戰(zhàn)略的要求,進行人力資源規(guī)劃,依法傭工。對全院人力資源進行合理配置,選擇有效地方式適時為院招聘、挑選到合格的員工;通過對員工的培訓、開發(fā)、考核、評價及實施合理的薪酬福利制度等對員工進行有效激勵,以提高員工的工作績效水平,提高群體工作績效,進而達到提高組織工作效率、提高全院核心競爭力之目的。

  在知識經(jīng)濟時代,企業(yè)占主導地位的資源和生產(chǎn)要素不再是一般勞動力,也不是資本,而是知識,擁有和運用知識成為這個時代的真正動力。怎樣才能實現(xiàn)知識的儲存、交流和共享?知識管理是提供企業(yè)整體協(xié)作水平,使知識管理的用戶能夠快速而方便地訪問到所需要的信息和知識,通過把最恰當?shù)闹R在最恰當?shù)臅r間傳遞給最合適的人,實現(xiàn)*的決策。信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院是知識高度密集型機構(gòu)。從業(yè)務(wù)角度操作流程其需要強力的知識支撐體系,從管理角度由于歷史原因比較松散權(quán)力分散,更需要有效的平臺來解決管理問題。這就是說,通過系統(tǒng)性地利用信息,處理流程和專家技能,不斷提高企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力,提高企業(yè)效率和員工技能素質(zhì)。在這里主要講人力資源部流程的知識協(xié)作設(shè)計及管理實現(xiàn)。

  二、人力資源部流程管理特點

  人力資源部流程主要有招聘、培訓、考核、薪酬、績效等,通過掌握這些流程的方法,溝通協(xié)調(diào)方法,運行機制推動方法才能更好的將知識沉淀下來 ,才能把隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識,管理人員之間才能更好的做到知識的共享,傳播和普及。所以管理好日常流程可以從以下幾個方面表現(xiàn) :(1)增加同事們互相溝通的機會,使大家更加清楚自己的工作任務(wù)。(2)員工及其主管都可以迅速了解到工作流程有無改善。(3)可以以此為依據(jù)對員工進行工作培訓。(4)將日常管理系統(tǒng)所學到的內(nèi)容應(yīng)用于其他的工作流程。(5)找出目標管理所定的重點工作流程加以改善。(6)幫助本*保持工作成果。

  流程管理在實際工作中最重要的一個步驟就是畫出*先工作的工作流程圖。按照工作的發(fā)展順序,簡明地敘述流程中的每一事件。有了這樣一個流程圖,一方面,每當發(fā)生問題時,我們可以以此為依據(jù)對問題進行系統(tǒng)的分析;另一方面,可以使每位與流程有關(guān)或無關(guān)的同事都能顯而易見地了解工作的每一步驟。人事工作的工作對象是人力資源,不是具體的生產(chǎn)材料,人事工作的目標和宗旨是合理分配勞動資源,*程度發(fā)揮人力資源的智慧和潛在能力,以科學的管理方法使員工以愉悅的心理狀態(tài)為公司做出貢獻,以使自身也能得到*滿足,所以人事工作這一獨特性也使得人事工作流程再現(xiàn)和其他流程再現(xiàn)有所區(qū)別。

  根據(jù)人力資源部的職責設(shè)置和辦公流程,可以得出以下結(jié)論:辦公室的管理工作面較寬,種類繁雜,辦公流程步驟較多,因此辦公室的工作人員在完成自己所分擔的工作時,每個管理人員都需要承擔幾方面的工作,這就需要了解很多相關(guān)知識,熟悉相關(guān)辦公流程,才能高效,優(yōu)質(zhì)的完成工作。另外,辦公室的人員流動也比較頻繁,當辦公流程不明確,工作中沒有很好的知識積累時,新舊人員的工作交接時間,新來人員熟悉工作的時間就會很長。同時缺乏知識積累,也會造成知識資源的流失。

  假如*想要招聘人員,由于我院各*比較分散,必須自下而上、層層申請、費時費力,用人*很難跟蹤了解事情進展到了哪一層級、哪個*,造成寫信應(yīng)聘的申請者如果想同時申請不同*的職位,必須向每一個*,寄出簡歷,否則,假如應(yīng)聘者寄材料的*沒有空缺,即使其他*需要人員,也不可能拿到應(yīng)聘者的材料……此種情況不一而足。總之,這套人事工作流程效率低,一項招聘工作需要申請、回復(fù),往往耗太多時間才能完成;對應(yīng)聘者而言也太麻煩,需要具有極好的耐心和充分的時間來等待*的結(jié)果,但是往往有人等不及而另外尋找其他的機會;對需要人員的領(lǐng)導而言,拖沓的招聘過程往往導致領(lǐng)導在急需用人時找不到合適的人選。

  三、人力資源部流程管理實現(xiàn)

  針對以上情況,為改變對需求*和應(yīng)聘人員都比較麻煩的被動的工作方式,如果現(xiàn)在利用KOA這個平臺設(shè)立一個招聘管理系統(tǒng):所有申請人的人事材料首先全部寄往應(yīng)聘響應(yīng)中心,在這里,有關(guān)人員統(tǒng)一處理所有的材料之后,立即與各地*取得聯(lián)系,把相應(yīng)信息傳遞過去,人事信息通過招聘管理系統(tǒng)得到共享,并可獲得快捷處理。 而不需要像以前一樣,以公文傳遞的形式在各*--人事部--應(yīng)聘者之間,進行大量的信息傳遞工作。這極大的節(jié)省了人事費用,提高了人事工作的效率。 還有人員流動、培訓、請假申請、績效考評、轉(zhuǎn)正申請等等,都可以通過KOA審批流程完成,因為KOA審批流程提供個人對多人的工作協(xié)作,員工可以通過網(wǎng)絡(luò)跨越時空限制,優(yōu)化工作流程協(xié)作,提高工作效率,在審批系統(tǒng)中涉及審批人可以逐個傳遞并提出同意或不同意;自動催辦;還可以靈活自定義審批流程的類別和模板,對流程可以定義串行、并行、會簽及其組合的復(fù)雜流程功能。而傳統(tǒng)的人事工作往往更多地與許多繁瑣的事務(wù)處理聯(lián)系在一起,代表了一種官僚等級,因此,必須把人事工作中一些常規(guī)的程序流程化、標準化,把人事管理*從繁瑣、冗雜的事務(wù)性工作中解脫出來,人事管理*才可能有精力考慮一些戰(zhàn)略性的高附加值的人力資源管理工作。 人力資源部運用 KOA處理常規(guī)的事務(wù)工作,這樣能提高相關(guān)決策的速度和精度,給員工提供及時、一致、高質(zhì)量的人事服務(wù);同時,讓人事*解放出來,集中精力于其他一些高附加值的工作,降低行政費用,創(chuàng)建更有競爭力的企業(yè)文化。

  通過運用KOA技術(shù)進行重新設(shè)計合理的人事工作流程。具有三個優(yōu)點:(1)可以利用現(xiàn)行系統(tǒng)提供即時技術(shù)支持;(2)建立在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上,費用較低;(3)由于現(xiàn)有系統(tǒng)屬于正常運行狀態(tài),所以在此基礎(chǔ)上進行改造可能出現(xiàn)的問題會大大減少。

  四、流程管理實現(xiàn)中的風險避免

  但是,還應(yīng)該想到現(xiàn)行系統(tǒng)對人事流程在造的設(shè)計思路有較大影響。如果一開始就推翻現(xiàn)行的流程,進行重新設(shè)計。徹底改變傳統(tǒng)的流程,會存在著較大風險,在實施過程中必然會遭遇很大阻力。

  因此,應(yīng)該采取一些很快就能見效的措施。所以,流程的變動有必要選擇一個合適的人事工作流程為起點。要想實現(xiàn)新的人事流程成功,需要以下幾個因素:

  1. 高級管理層的幫助與合作,單位核心人物對人事流程能給予積極支持。

  2. 核心人物對業(yè)務(wù)及人事變更的敏銳的洞察力以及敏捷的應(yīng)變能力,能夠清楚地看到問題的癥結(jié)所在,并能較快找出解決辦法。

  3. 要有不同層次員工對人事流程設(shè)計與實施充滿熱情,并積極參與。

  4. 盡早組織宣傳、交流, 使人們清楚并理解流程方案及其實施意義。

  5. 員工支持現(xiàn)行系統(tǒng)的改變, 并能以善意的心態(tài)接受各種可能的結(jié)果。

  人事工作流程設(shè)計中應(yīng)考慮的問題。雖然,成功的人力資源流程設(shè)計可以降低成本,完善服務(wù),以及促進企業(yè)文化變革。但是,設(shè)計過程中會遇到各種問題和障礙,為了順利地實施設(shè)計工程,使其發(fā)揮*效果,在設(shè)計中需要防患于未然,要想在管理中實現(xiàn)先考慮以下幾個基本問題:

  a) 如何使信息技術(shù)與總體人事設(shè)計策略相符合?

  b) 流程工程對*運作有何作用和影響?如何取得高層領(lǐng)導的支持?

  c) 新的流程與現(xiàn)行流程相比有何優(yōu)勢?哪些方面會有顯著提高?

  d) 選擇哪一個人事工作流程為的起點最為合適?容易實施嗎?如何實現(xiàn)快速回報?

  e) 新的人事流程對現(xiàn)存企業(yè)文化有何影響?是否有助于創(chuàng)造新的有利于企業(yè)成功的企業(yè)文化?

  f) 如何測量人事流程的成果?是否有切實可行的計劃和方案?

  g) 需要采取哪些措施,保持人事流程工程的成果并使之擴大化?

  一旦流程設(shè)計好以后,就必須進入實施階段。在這個階段有兩條原則至關(guān)重要。*條原則是“大處著想、小處著手、迅速行動”。在一個全新流程的實施過程中,試圖一步到位往往會引發(fā)災(zāi)難。所以,在實施時必須爭分奪秒。再設(shè)計團隊應(yīng)該在數(shù)周而不是數(shù)月內(nèi)形成優(yōu)化流程的遠景,還要組織實施以盡快取得切實的效果。

  第二個原則是“溝通無極限”。重新設(shè)計流程不僅將改變員工的工作,而且將改變對其他*的看法以及對兩個*關(guān)系的理解。共享信息、公開坦誠和相互信賴必須取代隱藏信息、相互猜疑和赤裸裸的敵視。只有時常提醒員工流程再設(shè)計的必要性、每個*會由此獲得的利益以及對每位員工的期望,成功所需的文化改變才會出現(xiàn)。

  展望未來,可以相信運用信息技術(shù)進行重新設(shè)計人事流程是個長遠的永續(xù)的工程,它將在不斷地實施和探索中逐步完善,也將隨著科學技術(shù)的發(fā)展進一步實現(xiàn)人事管理智能化、系統(tǒng)化,在企業(yè)管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。但是,為了避免失敗,防止重新設(shè)計的人事流程成為流于表面的花架子,設(shè)計實施者必須經(jīng)過周密的分析、研究,制定縝密的計劃并監(jiān)督,使其與院的總體策略相一致。只有這樣,重新設(shè)計的人事流程才具有實際意義。

  在目前WTO和國內(nèi)電信改革的背景下,我們必須把研究院屬各所和中心的知識加以整合,否則就會逐漸失去競爭優(yōu)勢。因此知識管理已經(jīng)上升成為電信研究院的戰(zhàn)略層次,通過KOA讓各個所、各個中心的人員進行知識共享、交流、協(xié)作,從而發(fā)揮知識集成優(yōu)勢。所以人力資源部的人事流程重新設(shè)計是非常必要的,勢在必行。

來源:*人力資源網(wǎng)

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