對于我們的秘書的工作能力來說。組織能力也是秘書應(yīng)當(dāng)具備的能力之一,她要為各種會議和活動作計劃,并落實安排。同時,她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。所以在這方面來看秘書做起來也是挺辛苦的。
一、電話鈴響兩遍就接,不要拖時間。拿起呼筒*句話先說“您好”。如果電話鈴響過四遍后,拿起聽筒應(yīng)向?qū)Ψ秸f:“對不起,讓您久等了”,這是禮貌的表示,可消除久等心情的不快。如果電話內(nèi)容比較重要,應(yīng)做好電話記錄,包括單位名稱、來電話人姓名、談話內(nèi)容,通話日期、時期和對方電話號碼等。
二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態(tài)度、看法。通電話時要注意盡量使用禮貌用詞,如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時,姿勢要端正,說話態(tài)度要和藹,語言要清晰,即不裝腔作勢,也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候,也會給對方留下好印象。 只要臉上帶著微笑,自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上*次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會使人心情開朗,也會給人留下有禮貌的印象。電話接通后,主動問好,并問明對方單位或姓名,得到肯定答復(fù)后報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事),以使對方感到為難。
三、打電話時,應(yīng)禮貌地詢問:“現(xiàn)在說話方便嗎”?要考慮對方的時間。一般往家中打電話,以晚餐以后或休息日下午為好,往辦公室打電話,以上午十點左右或下午上班以后為好,因為這些時間比較空閑,適宜談生意。
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